Dùng Excel hay phần mềm quản lý bán hàng sẽ tốt hơn?

21/09/2017

Theo một cuộc khảo sát gần đây về phương thức quản lý của các cửa hàng bán lẻ trong nước hiện nay thì hơn một nửa những cửa hàng đang dùng phương pháp quản lý bằng File Excel. Lý do mà các chủ cửa hàng này đưa ra là Excel dùng tiện lợi hơn sổ sách, số lượng lưu trữ lớn hơn, không cần tính toán bằng máy tính riêng nữa. Nhưng khi được hỏi vì sao không dùng Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp thì họ ngập ngừng cho rằng phần mềm quá rắc rối, khó sử dụng mà “chắc cũng chỉ như dùng Excel”. Sự thực có phải như vậy ? Hãy cùng đưa ra một vài so sánh nhỏ để biết dùng Excel hay phần mềm quản lý bán hàng tốt hơn .

 

1. Khả năng quản lý


Khi sử dụng Excel, các chủ cửa hàng có thể lưu trữ các thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng, khách hàng…dưới dạng từng File riêng, và mỗi lần muốn tìm kiếm cần mất khá nhiều thời gian nếu dung lượng file lớn. Thêm vào đó, quá trình nhập số liệu bằng tay có thể gây ra nhầm lẫn.

quan-ly-ban-hang

Đối với phần mềm quản lý bán hàng, tất cả các chức năng của Excel phần mềm đều có thể đảm nhận, thậm chí thực hiện tốt hơn. Mọi thông tin trong cửa hàng, từ sản phẩm, kho hàng, khách hàng đến nhà cung cấp đều được lưu trữ trên phần mềm, khi cần tìm kiếm hay muốn thay đổi chỉ cần làm vài thao tác là được. Đặc biệt, phần mềm còn giúp người dùng thống kê hàng nào bán chạy để có kế hoạch nhập, xuất phù hợp. Ngoài ra, tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm, mã vạch cũng giúp tiết kiệm tối đa thời gian và sức lực.

 

2. Khả năng báo cáo

 

Với Excel, mỗi khi muốn tính toán chi phí, doanh thu, chủ cửa hàng buộc phải sử dụng những hàm tính toán, mặc dù không cần động tới máy tính nhưng cấu trúc hàm lại khá rắc rối, nếu nhầm lẫn thì phép toán cũng sai lệch. Và những báo cáo này thường chỉ được tổng hợp vào cuối kì, rất khó để theo dõi hết.

 

quan-ly-ban-hang-1

Với phần mềm bán hàng thì khác, chỉ vài thao tác ra lệnh nhỏ người dùng đã tổng hợp được tất cả chi phí, doanh thu, ngay lập tức lợi nhuận sẽ hiện ra màn hình. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều được.

 

3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu


Quản lý bằng Excel thì mọi dữ liệu đều được lưu trữ trong một tệp trên máy tính, nếu xảy ra lỗi bất kỳ hay do virus thì nguy cơ bị mất là rất cao. Đó là còn chưa kể rất dễ bị kẻ gian đánh cắp dữ liệu bằng phần mềm gây hại.

Phần mềm bán hàng không như vậy, do được sử dụng công nghệ điện toán đám mây rất hiện đại nên dữ liệu kết nối thông qua Internet đảm bảo luôn được lưu trữ an toàn ngay cả khi máy tính gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối. Thêm vào đó, chuẩn an ninh SSL được cài trên máy chủ website cho phép khách hàng khi truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website. Đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi với khách hàng được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp. Với phần mềm quản lý, chủ cửa hàng không cần lo thông tin của mình bị lộ cho bên thứ ba.

 

4. Khả năng kiểm soát thất thoát

phan-mem-quan-ly-ban-hang-2

Excel không được trang bị tính năng kiểm soát, phân quyền nhân viên, đây là một thiếu sót rất lớn có thể dẫn đến thất thoát nếu nhân viên có ý đồ gian lận. Phần mềm quản lý bán hàng có thể giải quyết điều này với việc phân quyền can thiệp cho từng nhân viên vào những mục khác nhau. Mọi nghiệp vụ bán hàng của họ đều được lưu trữ tại lịch sử, khi cần thiết có thể so sánh, đối chiếu một cách thuận tiện.

 

5. Khả năng quản lý từ xa, đa nền tảng

 

Quản lý bán hàng bằng Excel người dùng buộc phải sử dụng máy tính có chứa tệp tin Excel, rất bất tiện nếu như máy bị hỏng hóc hay phải đi xa. Nhưng với phần mềm bán hàng thì khác, do được xây dựng đa nền tảng nên có thể dùng trực tiếp trên trình duyệt, dùng trên desktop, dùng trên thiết bị di động, dù ở bất cứ đâu người dùng cũng có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng mình.

 

6. Khả năng kết nối đa thiết bị

phan-mem-quan-ly-ban-hang-1Phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối với nhiều thiết bị khác


Với phần mềm bán hàng, người dùng có thể kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn, với cân điện tử…Tính năng này không hề có trong Excel.

 

7. Khả năng nâng cấp


Với Excel thì có bao nhiêu tính năng bạn chỉ biết bằng đấy mà thôi, sẽ không có tính năng mới nào được cập nhật cả. Còn Phần mềm do nhà cung cấp phát triển thì khác, mỗi khi tính năng mới được ra mắt thì ngay lập tức phần mềm bạn đang sử dụng sẽ được cập nhật nhanh chóng. Như vậy có thể thấy khả năng phát triển của Phần mềm dường như là vô hạn.

Với phép so sánh này, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho băn khoăn nên dùng Excel hay phần mềm quản lý trong việc bán hàng. Măc dù thuận tiện hơn phương thức quản lý bằng sổ sách nhưng Excel vẫn không phải là cách chuyên nghiệp nhất. Nếu muốn có một quy trình bán hàng thống nhất, đơn giản và nhanh chóng thì chủ cửa hàng cần phải áp dụng Phần mềm quản lý bán hàng cho việc kinh doanh của mình.

 

--------------------------

ISAP - Giải pháp công nghệ toàn diện và chuyên sâu cho doanh nghiệp

Hotline: 096 246 4466

 

Có thể bạn quan tâm: