Quản lý kho bằng excel hại nhiều hơn lợi

08/03/2017

Không ít người cảm thấy excel là một công cụ hữu lực để quản lý kho hàng. Đây được coi là một hình thức quản lý tiên tiến và hiệu quả nhất vào những ngày đầu máy tính được sử dụng phổ biến giúp doanh nghiệp giảm thời gian, công sức và mang lại độ chính xác hơn so với những hình thức quản lý sổ sách thông thường. Tuy nhiên với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, quản lý kho bằng excel đã trở nên lỗi thời, bộc lộ ra nhiều hạn chế, dẫn đến sai sót trong tính toán.


Quản lý kho bằng excel ngày càng bộc lộ nhiều điểm bất cập

 

1. Xuất hiện nhiều sai sót hay mất mát về dữ liệu


Không giống những khâu khác trong quy trình bán lẻ, quản lý kho là một khâu tương đối đặc thù yêu cầu rất cao về mức độ chuẩn xác của số liệu, độ nhanh nhạy, tính tức thời. Cũng có nghĩa rằng, các nhân viên quản lý kho phải là người cẩn trọng, nhanh nhẹn và có khả năng chịu đựng được áp lực công việc lớn. Tuy nhiên dù có cẩn thận thì vẫn không thể tránh khỏi những sai sót, mất mát dữ liệu trong công tác quản lý kho nếu không có một công cụ hỗ trợ tốt.
 

Khi tiến hành nhập liệu về các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa trên file excel mà số lượng hàng hóa quá nhiều hay người nhập lơ là, mất tập trung thì rất dễ xảy ra việc nhầm lẫn. Chỉ sai một con số cũng có thể ảnh hưởng tới cả một kho dữ liệu gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả bộ phận kho lẫn các bộ phận liên quan như bán hàng. Hơn nữa khi lưu trữ thông tin hàng hóa bằng excel, tình trạng mất mát dữ liệu cũng rất dễ xảy ra bởi tập tin đó chỉ được lưu trên máy tính nhập liệu, nếu tập tin này bị mất do vô ý hay do nhiễm virus thì tất cả các thông tin đều sẽ mất hết, cũng đồng nghĩa với việc phải tái tạo lại dữ liệu từ đầu.


 Quản lý kho bằng excel dễ xuất hiện sai sót và mất mát về dữ liệu


Bạn chỉ cần một máy quét mã vạch cùng với phần mềm iSAP Inventory thì mọi khâu nhập kho, xuất kho đều sẽ trở nên dễ dàng hơn. Không những thế, iSAP Inventory còn hỗ trợ quá trình kiểm kê, theo dõi tồn kho bất cứ thời điểm nào. Đối với mỗi loại hàng hóa, đều cần được quy ước mã vạch riêng để máy đọc mã vạch "nhận dạng" được đúng sau đó tiến hành cập nhật lên phền mềm mà không phải lo lắng có sự nhầm lẫn về dữ liệu. Công tác quản lý kho của bạn sẽ thực sự hiệu quả khi bạn tích hợp thêm phần mềm quản lý in ấn bao bì mã vạch MMS1. Tất cả thông tin được in ra sẽ được lưu trữ và chuyển qua phần mềm quản lý kho. Sản phẩm được kiểm soát chi tiết, cụ thể từ đầu vào cho tới đầu ra.
 

2. Tính toán khó khăn, phải sử dụng nhiều hàm rắc rối


Một doanh nghiệp xác định tiến hành quản lý kho bằng excel cũng đồng nghĩa với việc họ phải học và ghi nhớ rất nhiều hàm tính rắc rối. So với tính toán tay thông thường thì việc sử dụng hàm này rõ ràng có hiệu quả hơn song chỉ cần một dữ liệu sai sẽ kéo theo sai toàn bộ kết quả. Ảnh hưởng nghiêm trọng tới báo cáo doanh thu, doanh số.
 

Trong excel có nhiều hàm tính toán khá phức tạp
 

Với phần mềm iSAP Inventory, các nhân viên quản lý kho chỉ cần nhập thông tin lên phần mềm là có thể nhận được những kết quả vô cùng chính xác vì phần mềm đã được lập trình sẵn các công thức tính toán phức tạp hỗ trợ người sử dụng đưa ra được một kết quả nhanh nhất, chính xác nhất vừa tiết kiệm thời gian vừa đỡ tốn công, tốn sức cho nhân viên quản lý kho.
 

3. Thiếu tính bảo mật, rất dễ bị lộ dữ liệu


Các tính năng an toàn và bảo mật trên excel gần như không có vì thế thông tin được cập nhật lên đây rất dễ bị lộ. Ngay cả khi người dùng có đặt mật khẩu cũng không có mấy tác dụng bởi máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng nên thông thường được rất nhiều người sử dụng vì thế công tác bảo mật sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn.
 


 Công tác bảo mật không được đảm bảo
 

Phần mềm quản lý kho iSAP Inventory với chức năng phân quyền rõ ràng: mỗi cá nhân chỉ có thể thao tác và sử dụng dữ liệu trong quyền hạn của mình. Đảm bảo tối đa tính an toàn và bảo mật cho cơ sở dữ liệu.
 

Sử dụng phần mềm quản lý kho iSAP Inventory để quản lý kho một cách đơn giản, thông minh, hiệu quả giúp bạn giải quyết được toàn bộ những khúc mắc về vấn đề kho. Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline 096 246 4466. Rất hân hạnh được phục vụ!