Quản lý kho - Vấn đề sống còn với doanh nghiệp

19/11/2016

Quản lý kho là một trong những vấn đề có tính chất quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Lượng hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều có thể đem lại những hậu quả khó lường và ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, công tác quản lý kho hàng cũng là một nhiệm vụ đóng góp quan trọng vào sự thành công của doanh nghiệp.
 
Dưới đây sẽ là những vấn đề cơ bản nhất mà một người quản lý kho  giỏi phải kiểm soát được: 

1.     Quản lý kho - Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

 
 Sắp xếp kho hàng hóa khoa học là một nghệ thuật trong quản lý kho 


Hàng hóa được sắp xếp khoa học là yếu tố quan trọng giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hoành nhanh hơn, từ đó thời gian và nhân lực được sử dụng hiệu quả hơn.


Việc sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư theo một cách khoa học cũng giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đây là điều mà không phải công ty nào cũng thực hiện được, họ vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn kể cả trên sổ sách lẫn trong kho bãi.

Để sắp xếp hàng hóa được hiệu quả, hãy áp dụng những điều sau:

– Với những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại.

– Sử dụng các chỉ dẫn hàng hóa để dễ dàng nhận diện được loại hình sản phẩm theo mã hàng, tên hàng hóa hay ngày nhập.

– Lập sơ đồ kho và dán nhãn chỉ vị trí của từng ô trong kệ và nếu có bất kỳ thay đổi nào thì cần phải cập nhật ngay trên sơ đồ kho.
 

2. Quản lý kho - thường xuyên kiểm kê hàng hóa theo định kỳ
 

Kiểm kê chính là kiểm tra tra xem hàng hóa tồn kho được ghi trên sổ sách với con số thực tế có phù hợp hay không. Ví dụ, nếu trên sổ sách có ghi số tiền hàng hóa là 100 triệu đồng nhưng thực tế sau khi kiểm tra chỉ còn 80 triệu thì sẽ phải tìm ra nguyên nhân thất thoát : có thể là mất trộm hoặc viết nhầm trên chứng từ gốc. Những nguyên nhân này sẽ được phát hiện ra sau quá trình kiểm kê, do đó, cần cố gắng thực hiện kiểm kê thường xuyên, trung bình 1 năm/ 1 lần.
 

Thường xuyên kiểm kê hàng hóa định kỳ để công tác quản lý kho hiệu quả


Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định  hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Đây cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/ vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý. 

Hiện nay, với số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn, nhiều quản lý kho hàng đã lơ là việc duy trì thực hiện kiểm kê kho.Đây cũng là một trong những sai lầm phổ biến của bộ phận này.
 

 3. Quản lý kho - luôn phải đảm bảo định mức tồn kho tối ưu


Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn phải được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

 

Đảm bảo định mức tồn kho để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị dán đoạn


Một doanh nghiệp nếu chỉ quản lý sản xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không lên kế hoạch để tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/ vật tư định mức cần thiết tồn trong kho thì sẽ rất dễ rơi vào trạng thái bị động khi phải đối mặt với những tình huống bất ngờ. Hậu quả có thể nhìn thấy trước mắt đó là hoạt động kinh doanh bị gián đoạn hoặc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh tốt. 

Do đó, việc xác định định mức tồn kho tối ưu là một bước vô cùng cần thiết, phải được tiến hành một cách định kỳ, thường xuyên.

Một vài tiêu chí để xác định tồn kho tối ưu:

– Lượng tồn thực tế trong kho

– Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng

– Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa

– Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
 

4. Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho
 

Quản lý kho là một phần quan trọng của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp. Để bán hàng và thống kê chi tiết thu chi, cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý kho để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đang dần trở thành xu hướng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Điều này giúp cho các doanh nghiệp hạn chế được tối đa các sai sót và mất mát  mà quản lý kho truyền thống hay gặp phải.


 Công nghệ là yếu tố không thể thiếu trong công tác quản lý kho


Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư hàng trục, hàng trăm triệu cho phần mềm quản lý, điều hành doanh nghiệp, tuy nhiên họ lại không đầu tư nhiều thời gian để tìm hiểu, khai thác và sử dụng hết các tính năng của phần mềm. Có thể nói, đây là một điều thực sự lãng phí. Cùng với đó, việc tiếc tiền chi cho những khóa học đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên cũng là một sai lầm khiến cho hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp kém hiệu quả, gây lãng phí nguồn lực sau này.
 

Do vậy, hãy khôn ngoan trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.