Loại bỏ ngay những sai lầm trong quản lý kho hàng

10/04/2017

Quản lý kho hàng là một phần vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hoạt động mua vào bán ra diễn ra liên tục sẽ tạo nên nguồn doanh thu cần thiết giúp duy trì sự phát triển cho doanh nghiệp. Tuy nhiên để quản lý kho hàng hiệu quả thực sự phức tạp hơn chúng ta thường tưởng tượng. Bởi bên cạnh doanh số bán hàng thì chi phí quản lý hàng tồn kho cũng là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là những sai lầm doanh nghiệp cần loại bỏ ngay trong công tác quản lý kho hàng:


1. Không tiến hành đo lường kết quả hoạt động

Khi gặp phải những khó khăn trong quá trình kinh doanh, bạn không biết vấn đề bắt nguồn từ đâu và phải tiến hành gỡ rối như thế nào. Lời khuyên cho bạn là hãy bắt đầu với việc kiểm soát những thông tin về tỉ lệ đơn hàng thực hiện và vòng quay hàng tồn kho của tất cả các sản phẩm. Đây chính là 2 chỉ số mà nhà quản lý sản phẩm cần nắm bắt, làm chủ.
 

Bạn cần tiến hành đo lường kết quả hoạt động

 

Việc làm quan trọng cần tiến hành là theo dõi tỉ lệ đơn hàng thực hiện hàng ngày. Song, đo lường tần suất vòng quay hàng tồn kho lại phụ thuộc vào doanh số bán hàng và chu kỳ sản xuất. Dù cho cửa hàng của bạn đang hoạt động tốt thì việc theo dõi, kiểm soát và đưa ra các phương án cải thiện những chỉ số này vẫn cần được tiến hành thường xuyên không ngừng nghỉ.
 

2. Nhân viên chưa được đào tạo quản lý hàng tồn kho

Hệ thống kho hàng không thể ngừng vì bất cứ một lý do gì vì thể để quản lý hàng tồn kho chính xác, hiệu quả bạn cần có một nhân viên có năng lực phụ trách công tác quản lý kho. Dưới đây là một số lưu ý nên tránh trong quá trình sử dụng nhân sự:

✔ Thuê nhân sự phù hợp

✔Cần một người tin cậy để giữ trách nhiệm quản lý hàng tồn kho

✔Tập trung công tác đào tạo ngay từ đầu  


3. Không có kế hoạch và dự tính từ trước

Theo báo cáo của State of Small Business Report năm 2015, có tới 56% các doanh nghiệp nhỏ tham gia khảo sát đều có mong muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng . Chắc chắn bạn cũng nằm trong số đó, nhưng bạn làm sao có thể nâng cao dịch vụ khách hàng nếu bạn vẫn phải xem các báo cáo về những đơn giao hàng chưa được giao đi vì chậm trễ và phải tìm cách "chắp vá" các sai phạm.
 

Cần phải có dự tính sẵn từ trước
 

Bên cạnh đó chính bản thân bạn cũng không nắm vững được các yếu tố quan trọng ví dụ như hàng tồn kho ở từng thời điểm. Nếu không chủ động lên các kế hoạch tích trữ hàng tồn kho hoạt động kinh doanh của bạn chắc chắn sẽ đi xuống.

Việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động sẽ cung cấp số liệu thực tế, vì vậy bạn có thể biết được chính xác trong kho có cái gì và diễn biến ra sao đến tận thời điểm bạn tải báo cáo xuống. Với khả năng truy cập dữ liệu chính xác, liên tục, bạn sẽ biết khách hàng cần gì và điều gì sẽ mang lại sự hài lòng cho họ. Và chắc chắn, bạn sẽ vui mừng khi doanh thu bán hàng tăng lên và hàng thì sẽ không bị xếp xó trong kho.


4. Không tự động hóa

Nếu cho tới thời điểm này mà bạn vẫn đang quản lý tồn kho theo các quy trình thủ công hay trên excel thì tức là bạn đang lãng phí thời gian, tiền bạc cho công tác kiểm duyệt và sửa chữa. Với cách quản lý này nếu có xuất hiện lỗi dù cho rất nhỏ thì bạn cũng phải đau đầu tìm kiếm trong một mớ số liệu của kho gồm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm.

Cùng với đó, các quy trình thủ công hay bảng dữ liệu excel sẽ khong cho phép nhiều người có thể cùng một lúc truy cập hay nhập số liệu theo thời gian thức trong khi một hệ thống tự động cho phép nhiều nhân viên cùng đăng nhập để theo dõi những mặt hàng tại nhiều vị trí khách nhau, đưa tới một cái nhìn tổng quát về toàn bộ quy trình luân chuyển của hàng hóa.


5. Kiểm kê thiếu khoa học

Nếu bạn phải dành ra nhiều ngày ngừng mọi hoạt động của kho hàng để tiến hành kiểm kê đảm bảo nó trùng khớp với dữ liệu phần mềm thì đây thực sự là một việc làm tốn kiếm và vô cùng lạc hậu.

Sẽ hiệu quả hơn rất nhiều nếu bạn có thể từng ngày kiểm tra lượng hàng tồn kho kể hợp với quản lý kho bằng hệ thống kiểm tra mã vạch. Công việc của bạn chỉ là quét mã vạch và bạn sẽ có mọi dữ liệu chuẩn xác nhất về tình trạng hàng trong kho.
 

Với iSAP chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một hệ thống phần mềm hỗ trợ từ khâu in ấn mã vạch lên bao bì sản phẩm cho tới quản lý hàng hóa trong kho theo những mã vạch đó. Để được tư vấn chi tiết hơn và phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn vui lòng liên hệ hotline 0896 246 4466.
 

Rất hân hạnh được phục vụ!